Pentru o derulare eficientă a programului şi o delegare clară a responsabilităţilor, coordonarea se face prin intermediul unei structuri ierarhice. Coordonarea generală a programului într-un anumit spaţiu geografic se face iniţial de căre reprezentanţii Fundaţiei Eutopia-Gardens, urmând ca lor să li se alăture pe parcus persoane care şi-au dovedit competenţa în conducerea diverselor echipe.
Programul se desfăşoară în 5 paşi:
Pasul 1. Formarea Echipei la nivel de ţară
Sunt cooptaţi ca parteneri ai Programului universităţi şi organizaţii prestigioase, stabilindu-se, din cadrul acestora, coordonatorii pentru fiecare domeniu/subdomeniu (istorie, geografie, artă, economie, etc.).
Pasul 2. Formare Echipe la nivel regional
Se anunţă unităţile de învăţământ, instituţiile şi organizaţiile reprezentative la nivel regional cu privire la existenţa Programului. Se stabilesc coordonatorii regionali, care, la rândul lor vor identifica şi coopta persoane pentru poziţia de coordonatori la nivel de oraşe şi comune.
Fiecare coordonator îşi va forma echipa funcţie de necesităţile zonei. Persoane recomandate pentru a forma o echipă sunt: personalităţi locale, profesori, studenţi, elevi cu performanţe şcolare în diverse domenii. Acestora li se va propune implicarea în Program prin furnizarea şi introducerea de informaţii culturale, istorice, geografice, ş.a., pentru realizarea unor paginii Web care să reprezinte cât mai bine regiunea respectivă.
Pasul 3. Identificare şi cooptare în Program a entităţilor juridice
Coordonatorii şi echipele prezintă Programul în rândul comunităţilor locale. Entităţile juridice relevante în comunităţile lor, sunt fi invitate să susţină dezvoltarea programului, prin sponsorizări. Sponsorii vor putea utiliza Programul pentru a-şi prezenta activitatea, oferta de produse şi/sau servicii.
Pasul 4. Iniţiere în utilizarea aplicaţiei
Utilizatorii aplicaţiei sunt iniţiaţi de către coordonatori cu privire la modul ei utilizare şi sprijiniţi, pe tot parcursul accesării ei. Utilizatorii introduc ei înşişi, direct în sistem, în timp real, informaţii. Aplicaţia software permite introducerea informaţiilor sub toate formele: text editat, poze, video, iar utilizarea ei nu necesită cunoştinţe speciale de utilizare a calculatorului.
Pasul 5. Publicare pagini Web. Monitorizare- Analiză- Actualizare.
Fiecare participant poate decide momentul în care doreşte să-şi afişeze pagina în portalul web al Programului. Coordonatorii monitorizează permanent dezvoltarea paginilor web, urmărind respectarea acurateţei informaţiilor introduse, actualitatea, dar şi eleganţa şi atractivitatea paginilor, putând face sugestii utilizatorilor. Paginile web vor fi analizate periodic, asigurându-se actualizarea lor, ori de câte ori este necesar.
Detalii privind sarcinile şi beneficiile Coordonatorului de Program